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Parler de votre projet

Automatisation des processus

Automatisez les tâches répétitives. Gardez la main sur les décisions.

Vos équipes vérifient des échéances, recopient des documents ou transmettent les mêmes demandes chaque semaine ? Nous automatisons les étapes qui suivent des règles définies, en prévoyant les validations humaines et le traitement des cas particuliers.

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Les traitements que nous automatisons

Quand les mêmes manipulations reviennent chaque jour.

Une demande reçue, un document à traiter ou une échéance qui approche peut déclencher une suite d’actions. Nous identifions les étapes à automatiser et celles qui nécessitent l’intervention d’une personne.

  • Vos équipes retrouvent et recopient les mêmes informations dans chaque document.

    Traiter les informations reçues dans vos documents

    Collecter les fichiers, extraire les données utiles et vérifier les champs attendus avant leur utilisation. Les informations manquantes, incohérentes ou ambiguës sont orientées vers une vérification humaine selon les critères définis.

  • Chaque dossier doit être transmis manuellement à la bonne personne.

    Faire avancer les demandes et les validations

    Attribuer une demande selon sa nature, solliciter une validation et déclencher l’étape suivante lorsque les conditions sont réunies. Les décisions qui nécessitent une approbation restent entre les mains des personnes désignées.

  • Une personne consulte les échéances et vérifie qui doit être relancé.

    Déclencher les relances au bon moment

    Envoyer un rappel selon une date, un statut ou l’absence de réponse. Les destinataires, la fréquence et les conditions d’arrêt sont définis pour éviter de poursuivre les relances lorsqu’un dossier est traité.

  • Les mêmes données sont reportées dans un modèle à chaque nouveau dossier.

    Préparer les documents récurrents

    Générer un document à partir des informations validées et du modèle prévu, puis le soumettre à une vérification ou le transmettre selon les règles convenues. Les données nécessaires et les conditions de génération sont précisées avant la mise en place.

Lorsque le processus traverse plusieurs outils, l’intégration de logiciels permet de faire circuler les données nécessaires entre les étapes.

Intelligence artificielle

L’IA lorsque le contenu demande une interprétation.

Certaines étapes suivent des règles explicites, comme une relance à échéance. D’autres nécessitent d’interpréter un document, de classer du texte ou de préparer une synthèse. Nous évaluons l’intérêt de l’IA à partir de vos exemples, de la qualité des résultats et des vérifications nécessaires.

Notre méthode

Partir d’un processus concret, puis vérifier chaque étape.

Un premier processus bien choisi permet de vérifier le résultat avant d’étendre l’automatisation.

  1. Comprendre

    Nous observons le parcours actuel : son point de départ, les outils utilisés, les manipulations répétées et les exceptions rencontrées. La fréquence, le temps consacré et les difficultés de suivi permettent d’identifier un premier processus pertinent.

  2. Définir

    Nous précisons les actions automatiques, les règles, les validations humaines et les modalités de reprise. Nous choisissons aussi comment évaluer le résultat, par exemple à travers le nombre de manipulations ou les délais de traitement. Le périmètre, les livrables, le budget et le calendrier prévisionnel sont précisés avant le développement.

  3. Réaliser

    Nous construisons le traitement et le testons sur des exemples représentatifs, y compris les données incomplètes, les cas ambigus et les erreurs. Ces tests permettent de vérifier les actions exécutées, les contrôles et les interventions prévues.

  4. Mettre en service

    Nous préparons l’activation du processus, la consultation de son état et la prise en main des exceptions. Les responsabilités, les éléments remis et les conditions de suivi sont précisés pour organiser son utilisation et ses évolutions.

Questions fréquentes

Comment choisir le premier processus à automatiser ?

Un bon point de départ est une tâche fréquente, dont les étapes sont connues et pour laquelle vous disposez d’exemples. Nous examinons aussi la diversité des cas et l’effort nécessaire pour traiter les exceptions. Le bénéfice attendu est comparé aux coûts de réalisation et d’exploitation.

Nos données sont-elles transmises à un service d’IA externe ?

Cela dépend de la solution retenue. Si un service externe est envisagé, les données transmises, les conditions d’utilisation et les contraintes de confidentialité sont examinées pendant le cadrage.

Peut-on conserver une validation humaine ?

Oui. Elle peut être prévue systématiquement à une étape ou seulement pour certains cas. Nous définissons les critères, les personnes concernées et les informations qui leur sont présentées. La suite du traitement dépend alors de leur décision.

Faut-il changer nos logiciels ?

Pas nécessairement. Nous examinons les fonctions et les interfaces de vos outils pour déterminer ce qui peut être automatisé dans l’environnement existant. Les accès disponibles et les possibilités de connexion peuvent limiter certaines étapes ou nécessiter une adaptation.

Comment faire évoluer le processus lorsque nos règles changent ?

Les conditions de maintenance et d’évolution sont précisées dans la proposition. Certaines règles peuvent être rendues configurables si ce besoin est prévu au projet. D’autres modifications nécessitent une intervention et des tests avant leur mise en service.

Quelle tâche vos équipes répètent-elles chaque semaine ?

Décrivez son point de départ, les étapes suivies et les situations qui demandent une vérification. Nous étudierons ce qui peut être automatisé et un premier périmètre utile.

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Aucun cahier des charges nécessaire pour un premier échange.